pdmcilacap.com – Keputusan Pimpinan Pusat (PP) Muhammadiyah untuk menertibkan administrasi di seluruh lingkungan Persyarikatan dan Amal Usaha Muhammadiyah (AUM). Pedoman ini berfungsi sebagai standar tunggal dalam penomoran surat agar tercipta tata kelola dokumen yang sistematis, seragam, dan profesional di seluruh tingkatan pimpinan, mulai dari pusat hingga ranting.
Struktur Organisasi dan Unsur Pembantu Pimpinan Secara vertikal, hierarki pimpinan terdiri dari :
- Pimpinan Pusat (I), Wilayah (II), Daerah (III), Cabang (IV), dan Ranting (V).
- Secara horizontal, terdapat Unsur Pembantu Pimpinan (UPP) yang terdiri dari 13 Majelis dan 14 Lembaga. Majelis bertugas menyelenggarakan amal usaha dan program pokok (seperti Majelis Tarjih, Tabligh, dan Pendidikan).
- Lembaga menjalankan tugas pendukung yang bersifat khusus (seperti Lembaga Resiliensi Bencana dan LAZISMU).
Komponen Kode Indeks Surat Sistem penomoran surat dalam pedoman ini menggunakan kombinasi angka, huruf, dan tanda garis miring (/) dengan urutan sebagai berikut:
- Nomor Urut Surat: Dimulai dari angka 1 pada setiap awal tahun takwim (1 Januari).
- Kode Khusus (Opsional): Digunakan untuk naskah dinas tertentu seperti Maklumat (MLM), Keputusan (KEP), atau Instruksi (INS).
- Kode Eselon Pimpinan: Menunjukkan tingkat kepemimpinan (I hingga V).
- Kode Unsur Pembantu Pimpinan: Angka (1–27) yang merujuk pada daftar Majelis atau Lembaga terkait.
- Kode Amal Usaha (AU): Ditambahkan jika surat berasal dari atau berkaitan dengan AUM.
- Kode Pokok Masalah: Menggunakan huruf (A–O) untuk mengklasifikasikan isi surat, misalnya ‘B’ untuk Organisasi, ‘E’ untuk Keagamaan, dan ‘H’ untuk Kesehatan.
- Tahun Takwim: Tahun dikeluarkannya surat.
Pimpinan Pusat Muhammadiyah menginstruksikan kepada seluruh jajaran pimpinan di semua tingkat serta pimpinan Amal Usaha untuk wajib menggunakan kode indeks ini dalam setiap korespondensi resmi sebagai standarisasi dan mendukung gerak organisasi yang modern.
Penggunaan stempel Muhammadiyah :
Stempel berfungsi sebagai alat legitimasi formal yang mewakili kewenangan organisasi penggunaannya maupun bentuknya diatur secara resmi dalam pedoman tata persuratan dan administrasi organisasi. (mpi pdm cilacap)
Dapat download disini :
